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POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA


Primera versión:

Entra en vigencias desde el Primero de Enero del 2021.

POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

MARCO NORMATIVO: La presente política de tratamiento de datos personales de la compañía, se encuentra amparada por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, alineadas con lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que las modifiquen, sustituyas y/o adicionen, aplicadas a la recolección, manejo, gestión y disposición final de los datos personales.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos de SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA, diseñando la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, o comunicaciones enviada a todos nuestros clientes, empleados y proveedores. La presente se irá ajustando en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

ALCANCE: Con la presente política se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data con los cuales rige todos los procesos de la compañía.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA con domicilio en la Av. Troncal Panamericana # 5 – 61E Bodega 30 Parque Industrial Puerto Vallarta Mosquera, Cundinamarca, identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT 900126719-3. Línea telefónica de su sede principal - Mosquera: (1) 8941072 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. y sábados de 8:00 am a 12:00 pm Correo electrónico: servicioalcliente@solutraparts.com.

DEFINICIONES:

Se debe tener en cuenta para la presente Política las siguientes definiciones:

a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

b) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

c) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

d) Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

g) Autorizado: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular.

h) Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.

i) Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

j) Titular del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

k) Transferencia: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

l) Transmisión: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.

m) Tratamiento de Datos Personales: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

n) Formato de Hábeas Data: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el cual, se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES:

SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.

En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. De igual manera el titular asiste los derechos que le otorga a la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información.

El tratamiento que realizará SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

a. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA que hayan sido objeto de tratamiento.

b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.

c. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.

d. Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.

e. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

DEBERES DE LA COMPAÑÍA: La compañía en cumplimiento de la presente política deberá:

a) Garantizar al titular, en todo momento el derecho al Habeas data. b) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias con el fin de controlar accesos no autorizados, pérdida y divulgación de la información. c)Actualizar o suprimir los datos almacenados siempre garantizando la integridad de los mismos, de acuerdo con lo que estipula la Ley. d)Tramitar las consultas y reclamos de los titulares de acuerdo con lo estipulado en la ley. e) Definir un Programa Integral de Gestión de datos personales, el cual está compuesto por políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la Ley en cuanto a Protección de datos personales. f) Hacer el registro de bases de datos, de acuerdo con las definiciones dadas por la Superintendencia de Industria y Comercio. g) Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio al momento de que la información de los titulares haya sido expuesta por incidentes de seguridad de la Información (Virus, ataques informáticos, entre otros).

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:

La Empresa dentro del giro ordinario de su negocio tiene relaciones comerciales y/o jurídicas con Clientes, Proveedores y Empleados. De esta manera informa al titular de los datos que autoriza a la compañía para que guarde, use, almacene, recolecte, transfiera, transmita nivel nacional, internacional y realice el tratamiento de sus datos personales, comerciales y financieros recolectados por medio digital o escrito con las siguientes finalidades:

CLIENTES: a) Proveer los servicios y/o los productos requeridos; b) Dar a conocer sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos, información comercial, publicitaria o promocional y eventos; c) Programas de Fidelización de clientes; d) Análisis de perfiles en la red; e) Encuestas de opinión; f) Prospección comercial; g) Segmentación de mercados; h) Gestión administrativa; i) Gestión de facturación; j) Proveer los servicios posventa; k) realizar el tratamiento de datos sensibles como: Huellas dactilares y/o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer al titular una capa adicional de seguridad. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley; l) La información recolectada en la web (chat, páginas web, aplicativos móviles, redes sociales, blogs, landing pages, páginas web de aliados comerciales) será utilizada para contactarlo de manera directa para gestionar pedidos, entregar productos, ofrecer servicios, procesar pagos, actualizar nuestros registros con base en los hábitos de navegación, mostrar contenidos como las listas de deseos y opiniones de los clientes, para recomendar productos y servicios que pudieran serle de interés. También hacemos uso de esta información para mejorar nuestra tienda online y nuestra plataforma, así como para prevenir o detectar fraudes o abusos en nuestro sitio web y para permitir a terceras partes llevar a cabo soporte técnico, logístico u otras funciones en nuestro nombre. m) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. n) El control y la prevención del fraude; o) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.

PROVEEDORES: a) Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados. b) Gestión administrativa. c) Gestión de cobros y pagos. d) Gestión de facturación. e) Gestión de proveedores. f) Gestión económica y contable y g) Suministrar y transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas accionistas de LA EMPRESA y a sociedades controlantes, controladas, vinculadas, aliadas, o pertenecientes al mismo grupo empresarial, y/a cualquier aliado comercial. h) realizar el tratamiento de datos sensibles como: Huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de la firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley; h) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. i) El control y la prevención del fraude; j) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.

EMPLEADOS: a) Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención exclusiones. b) Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados. c) Gestión administrativas. d) Gestión de cobros y pagos. e) Gestión económica y contable. f) Procedimientos judiciales. g) Formación de personal. h) Gestión de nómina. i) Gestión de personal j) Prevención de riesgos laborales. k) Investigación epidemiológica y actividades análogas. l) Programas de promoción y prevención de enfermedades. m) Pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas. n) Realizar el tratamiento de datos sensibles como: historiales clínicos, Huellas dactilares o un cálculo sobre ellas, fotografías, imágenes de video, ubicación espacial, datos de ordenadores, teléfonos y números celulares, VPN, correo electrónico, que serán utilizados con fines de autenticación e identificación por medio de la firma electrónica y/o digital con el fin de verificar la autenticidad de la autorización. Dicha información será almacenada y utilizada adicionalmente para ofrecer una capa adicional de seguridad. El titular conoce que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles a menos que sea estrictamente necesario para alguno de los fines descritos o requerido por ley; o) Suministrar, transmitir, transferir información personal, comercial y financiera para que sea conocida y tratada por las personas naturales o jurídicas, filiales, matrices accionistas o vinculados económicos de la EMPRESA como entidades bancarias, aliados comerciales, proveedores nacionales o extranjeros, que presten servicios tecnológicos, logísticos, y operativos. p) El control y la prevención del fraude; j) Prevención y control de actividades ilícitas incluyendo, pero no limitándose al lavado de activos, financiación del terrorismo, soborno transnacional y/o los delitos asociados a corrupción.

CASOS EN LOS CUALES SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER:

1. Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

3. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

4. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

5. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Los datos almacenados son protegidos en los diferentes sistemas de acuerdo con la Seguridad de la información definido por la compañía mitigando el acceso no autorizado que permita divulgar, conocer, modificar, eliminar o destruir información almacenada en nuestras bases de datos. La Compañía únicamente suministra información a los titulares, causahabientes o representantes legales, entidades públicas o administrativas ya sea por funciones legales o por orden judicial, a los terceros autorizados por el titular o la ley.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:

SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:

Comunicación escrita dirigida a SOLUTRA DE COLOMBIA LTDA. Sede principal, Av. Troncal Panamericana # 5 – 61E Bodega 30 Parque Industrial Puerto Vallarta Mosquera, Cundinamarca.

Comunicación telefónica: Línea Sede Mosquera: +57 (1) 8941072 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. y sábados de 8:00 am a 5:00 pm. Sede Bogotá: +57 (1) 7425551 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. y sábados de 8:00 am a 5:00 pm Sede Cartagena: +57 (5) 6930583 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m. y sábados de 8:00 am a 5:00 pm


VIGENCIA DEL DATO: La compañía reconoce e informa que solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales mientras exista la compañía como responsable del dato, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados por requerimiento judicial, legal o administrativo que así lo señale.